指尖上的故事:簡報
愈來愈多老師,要求學生用簡報軟體(PPT或keynote)做口頭報告,但學生經驗不足,使用這些數位工具常常喧賓奪主,造成簡報災難。以下提出常見六大問題及解決方案,你會發現,只要事先多演練,掌握「KISS原則」(Keep It Simple and Short),簡報設計簡潔化,就可避免窘況發生。
狀況一、投影片變講稿
講者一心一意逐字念,聽眾要想貫徹始終還真難。
你可以這麼做
放進投影片的文字與圖表,是為了呼應你要講的東西,Keep It Simple and Short,愈簡潔(比如只放標題、關鍵詞語、必要的圖表),愈能讓聽眾把注意力放在你身上,而不是忙著閱讀螢幕。如果擔心忘詞,可把內容打進軟體裡的備忘稿或寫小抄。請記住,聽眾不會在乎你有時看看講稿或小抄,但很在意「你眼中有沒有我?」
狀況二、動畫音效大轟炸
咻咻咻,東西射入螢幕,嗒嗒嗒,條列項目逐字打進畫面,美工插圖動個不停。不可否認,有些動畫或音效真的很逗趣,逗趣到……聽眾忘了你在說些什麼。
你可以這麼做
做音效與動畫可以吸引聽眾關注你要講的東西,強化溝通效果。但使用過度,或讓人摸不著這一段影音目的,反而分散了聽眾注意力。運用動畫、音效一定要謹慎,除非很確定這聲音、那動畫對口頭報告可以帶來什麼樣的加乘效果,否則,寧缺毋濫(KISS原則)。
狀況三、字型過小或字體不易閱讀
當聽眾舉手說看不清楚螢幕上的字,體貼的你實在很難不幫忙念出來,結果……
你可以這麼做
KISS原則又用上了,用字簡潔,字型就有足夠空間放大(但太大又有點可怕),字體不花俏、不多變,聽眾一目了然。適當運用「對比色」:淺底配深色字、暗底配淺色字,更易閱讀。你也可以事前先到會場,從最後一排來看簡報試播,把字型調到最適合閱讀的狀態。
狀況四、螢幕像大花臉
每個條列文字上了不同的彩妝,聽眾看得眼花撩亂,也就不知你說什麼了。
你可以這麼做
沒有色彩變化的投影片真的很無趣,但如果想知道色彩組合後的效果,千萬別拿聽眾來實驗。變化顏色的目的在凸顯重點,基本原則是—投影片若是深底色,就用淺色的字;反之,若是淺底色,則用深色的字。然後,再針對需要強調的訊息,思考是否要變換文字顏色。請再次提醒自己,KISS!
狀況五、同一張投影片的重點過多
大標題接著小標,小標下的項目符號一個接著一個條列重點,每個條列重點又有第二層項目符號一個接著一個……看到這裡,頭昏了嗎?這就是聽眾的感覺。
你可以這麼做
用電腦軟體多做幾張投影片也不用花錢,不妨把每個條列重點分開各做一張,每張最多打上最必要的資訊。還是回到KISS原則,投影片上只留下最基本、最重要的資訊,這樣會讓聽眾更專心聽你所說的內容。
狀況六、投影片過多,時間掌握不當
十分鐘的簡報放了六十張投影片?那講者的窘況可想而知了。
你可以這麼做
也許你對報告的主題知道很多,但不用急著在一次報告裡全倒給聽眾。在製作簡報前,可以問自己:「聽眾聽完我的報告後,我希望他們記住什麼?」別太貪心,即使你講得讓聽眾如痴如狂,但還是敵不過大腦的限制。一般人的大腦要記住三個訊息輕而易舉,五個以上就很吃力。決定這場簡報的成功與否,不是你做了多少張投影片,而是你有沒有簡明清晰的表達完你想讓聽眾記住的。如果他們真的印象深刻,恭喜你,你成功了!
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